G22 - Guía para llenar la matriz de compromisos
Objetivo(s)#
- Orientar a los integrantes de Taro en el llenado correcto de la matriz de compromisos facilitando así la visualización del estado de cada uno de estos.
Prerrequisito(s)#
- Compromiso interno (entre integrantes del departamento).
- Compromiso externo (entre Espresso y Frappé con sus respectivos socios).
- Matriz de compromisos Frappé, Espresso o Taro.
¿Qué es un compromiso?#
Un compromiso es cualquier obligación que contraemos al dar nuestra palabra para cumplir con una acción determinada, es decir una acción de la cual tenemos conocimiento y para la cual existe el rol de quien la ejecuta que asumimos nosotros y el rol de quien la recibe y/o evalúa que asume otra persona.
¿Por qué llevar una matriz de compromisos?#
En Taro hemos decidido llevar una matriz de compromisos para poder garantizar el cumplimiento de los mismos en la fecha acordada y según lo estipulado desde un principio. Gracias a la matriz diseñada es más sencillo el visualizar el estado y todo lo acordado para el cumplimiento de dichos compromisos, además la inclusión de una columna llamada "Días de incumplimiento" hace que el encargado de ejecutar determinado work item tenga un incremento en el nivel de compromiso por cumplir con esta.
¿Cómo llenar la matriz de compromisos?#
Definir compromiso#
Una vez que se ha identificado un compromiso se deberá de:
- Listar el compromiso bajo la columna "Compromiso".
- Detallar las acciones o información concreta que implica el compromiso bajo la columna "Detalle del compromiso".
- Asegurar que el estado de la misma se encuentre como "En proceso".
- Si es un compromiso departamental, definir el responsable bajo la columna de "Owner".
Formalizar compromiso#
Una vez que se ha definido el compromiso es necesario formalizarlo con el responsable de ejecutarlo:
- Preguntar al responsable por una fecha de cumplimiento y registrarla bajo la columna "Fecha acordada".
- Revisar en conjunto el detalle del compromiso para asegurar que el responsable entiende lo que debe de hacer para cumplir con el mismo.
Validar compromiso#
Una vez que el compromiso ha sido completado se deberá de:
- Validar que lo entregado o realizado es lo esperado de acuerdo con la columna "Detalle del compromiso".
- Si el compromiso se cumple con lo esperado, cambiar el estado a "Finalizado", registrar la fecha de cumplimiento bajo la columna "Fecha real" y en la columna "Evidencia" poner el enlace de lo entregado o algo que sirva como prueba del cumplimiento del compromiso.
- Si el compromiso se cumple pero no en su totalidad, cambiar el estado a "Con detalles", registrar la fecha de cumplimiento bajo la columna "Fecha real", en la columna "Evidencia" poner el enlace de lo entregado o algo que sirva como prueba del cumplimiento del compromiso y en comentarios enlistar las acciones o información faltante.
- Si el compromiso no cumple con lo esperado, el estado permanecerá como "En proceso" y se le comunicará al responsable por qué lo entregado o completado no validó el cumplimiento del compromiso. En este caso se deberá cambiar la "Fecha acordada" y este cambio deberá ser registrado en la columna "Comentarios".
- Para los compromisos finalizados con un estado definido como "Con detalles" es necesario generar un nuevo item dentro de la matriz y dar seguimiento a lo faltante.
Salidas#
- Compromiso registrado en la matriz correspondiente.
Autores#
- María de los Ángeles Contreras Anaya
Auditoría#
- Adolfo Acosta Castro
Bitácora de cambios#
Versión 1.0#
- Se creó la guía.