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G01 - Guía para agendar juntas

Objetivo(s)#

  • Orientar en la creación y toma de decisión de fechas de un evento departamental dentro del calendario oficial y recreativo de Taro, esto incluye los calendarios:

    • Académicos (semestre i)
    • Departamentales
    • Equipos correspondientes

  • Organizar de manera visual y ordenada todos los eventos para mejorar la organización y planeación personal de cada integrante del departamento, permitiendo una mayor participación en todos los eventos.

Prerrequisito(s)#

Contar con las plantillas:

note

En caso de no contar con acceso a los calendarios se deberán seguir los pasos presentados a continuación, de lo contrario ir a la sección "Norma para los eventos".

Pasos a seguir#

Pedir acceso al calendario virtual#

  1. Ingresar a Google Calendar: Verás una pantalla parecida a esta.

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  2. Pasar el mouse por encima del nombre del calendario que quieres compartir y da clic en el icono de opciones (⋮). Aparecerá el siguiente menú desplegable, donde tendrás que dar clic en "Configurar y compartir".

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  3. En la pantalla "Configuración", navegar a la sección "Compartir con determinadas personas" y dar clic en el botón "+ Añadir personas".

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  4. En el modal de "Compartir con determinadas personas", ingresar el correo del usuario o usuarios con quién quieres compartir el calendario y seleccionar del dropdown los permisos que se le otorgarán a estos.

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  5. Dar clic en el botón de "Enviar", aparecerá un mensaje al pie de la ventana "Se han guardado las opciones para compartir."

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Norma para los eventos#

  • Poner un título descriptivo con la razón objetivo del evento.
  • Especificar la fecha y rango de horas para el evento.
  • En caso de contar con los correos de los participantes, agregarlos para poder enviar una invitación de manera automática.
  • En caso de usar una sala virtual verificar la disponibilidad de los links:
  1. Taro General - https://itesm.zoom.us/my/taro.ti
  2. Frappé - https://itesm.zoom.us/j/84214225212
  3. Espresso - https://itesm.zoom.us/j/84321494768
  • Agregar una descripción y los puntos claves a tocar en ese evento en la sección "Descripción".
  • Seleccionar el calendario virtual en el que se colocará, ya sea Taro, Cínica o Medio Camino.
  • Opcionalmente se puede agregar una notificación de recordatorio.
note

En el caso de Frappé, los calendarios de disponibilidad de la semana se enviarán el domingo previo a la semana de trabajo.

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Salidas#

  • Junta agendada en el calendario correspondiente.

Autores#

  • José Carlos Pacheco Sánchez

Auditoría#

  • Eric Buitrón López
  • Karla Daniela Romero Pérez
  • María de los Ángeles Contreras Anaya

Bitácora de cambios#

Versión 2.0#

  • Se institucionalizó el asset.

Versión 1.1#

  • Se hicieron cambios en la redacción de pasos y con un lenguaje más apropiado.
  • Se cambiaron algunas imágenes para hacer más inteligible la guía.
  • Se corrigieron errores de ortografía.

Versión 1.0#

  • Se creó la guía.