P02 - Proceso para juntas con socios formadores

Objetivo(s)

• Llevar a cabo una reunión con los socios formadores y los integrantes involucrados en donde se puedan intercambiar ideas, llegar a acuerdos, resolver dudas o identificar de manera correcta una nueva funcionalidad.

• Mejorar la percepción de avance y organización dentro de los proyectos generando mayor confianza y estabilidad entre los socios formadores y el departamento.

Entradas

• Junta agendada con los socios formadores.

Procedimiento

Fase	Actividades	Área(s) involucradas
1. Planeación	Agendar una junta de equipo con anticipación, siguiendo la guía para agendar juntas. En dicha junta, duplicar la plantilla de minuta de Espresso o de Frappé según corresponda. Hacer un análisis de las métricas de las que los socios son interesados, usando el proceso de análisis de métricas, si se considera necesario reportar este análisis en la reunión. Definir los puntos a tratar en la junta con los socios con su respectiva duración, teniendo en cuenta que se deberá dejar tiempo para: Dar seguimiento a los compromisos, ya sea, por parte de los integrantes de Taro o de los socios formadores. Revisar dudas o temas pendientes de juntas pasadas. Definir quiénes deben de asistir, los responsables del llenado de la minuta y los responsables de guiar la junta.	RM - 1.5 M&A - 2.2 OPD - 1.4
2. Previo a la junta	De manera coloquial y previo a la junta confirmar la asistencia del socio formador a través de algún medio de comunicación directo (Whatsapp, Slack, Line etc.) Todos los integrantes involucrados deberán de estar al menos 5 minutos antes de la reunión apegándose al valor departamental de responsabilidad.	PMC - 1.5
3. Ejecución	Paralelo a los pasos descritos a continuación, se deberá de llenar la minuta generada en la fase de planeación y la matriz de seguimiento de compromisos con el socio de Frappé o de Espresso según corresponda: Encender la cámara y pedir que los socios enciendan sus cámaras para tener una comunicación más efectiva. Revisar la matriz de compromisos para obtener información sobre el estado de los mismos. Si existe algún bloqueo por parte de los socios tomar medidas correctivas. Presentar a los socios la agenda(temas a tratar) de la reunión. Revisar cada punto de la agenda en el tiempo estimado y pasar al siguiente punto siempre y cuando se haya concluido el actual. Después de cada punto de la agenda abrir un espacio para preguntas del socio si es necesario. Reportar el análisis de las métricas de las que los socios son interesados en caso de ser necesario. Se recomienda hacer este reporte con los socios una vez por semana. Una vez que se han revisado todos los puntos de la agenda, revisar la matriz de compromisos nuevamente para formalizar los acuerdos realizados durante la junta. Formalizar el compromiso del equipo con respecto a los cambios solicitados por parte de los socios. Agradecer la asistencia de los socios y reiterar que se mantendrán en contacto con ellos por su medio de comunicación preferido.	M&A - 2.4 PP - 2.6 PP - 3.2 PMC - 1.2 PMC - 1.5 PMC - 1.6 PMC - 1.7 PMC - 2.1
4. Seguimiento	Subir la grabación y cualquier archivo generado por zoom a la carpeta correspondiente del equipo Frappé o Espresso. Convertir en work items los cambios acordados y formalizados por parte del equipo con el socio. Seguir el proceso de obtención de requisitos o el proceso de retroalimentación, según sea necesario. Si hubo cambios en los requisitos, documéntalos en la bitácora de cambios, acatando los criterios para documentar cambios en requisitos.	RM - 1.2 RM - 1.3 RM - 1.5 PP - 3.3 PMC - 1.5 PMC - 1.6 PMC - 2.1 PP - 2.6

Salida

• Retroalimentación de lo visto en la junta.
• Compromisos por parte del equipo y/o compromisos por parte del socio.

Autores

• José Carlos Pacheco Sánchez
• Jan Limpens Gutiérrez

Auditoría

• Eric Buitrón López
• Iván Alejandro Díaz Peralta
• María de los Ángeles Contreras Anaya
• Adolfo Acosta Castro

Bitácora de cambios

Versión 2.0

• Se institucionalizó el asset.

Versión 1.5

• Se agregó referencia a la plantilla de seguimiento de compromisos.

Versión 1.4

• Se reestructuró la fase de ejecución.
• Se agregó el proceso de retroalimentación.
• Falta link de la matriz de compromisos de Frappé.

Versión 1.3

• Se agrega un paso para dar seguimiento a los compromisos realizados en juntas previas.

Versión 1.2

• Queda pendiente ligar al proceso de manejo de retro.
• Se modificaron áreas del CMMI.

Versión 1.1

• Se corrigieron errores de ortografía.
• Se actualizaron links.

Versión 1.0

• Se creó el proceso.