| Fase | Actividades | 脕rea(s) involucradas |
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| 1. Notificaci贸n | - Realizar petici贸n de junta indicando la fecha de la misma durante la reuni贸n de planeaci贸n de horarios departamental (reuni贸n recurrente los d铆as jueves de 10:45 a 11:30 agendada siguiendo la gu铆a correspondiente) o a trav茅s del canal de Slack #taro-general.
- Durante la planeaci贸n de horarios decidir el horario para dicha junta teniendo en cuenta la disponibilidad de los integrantes de Taro para garantizar la asistencia de la mayor铆a.
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| 2. Formalizaci贸n | - Crear un evento en el calendario virtual haciendo uso de la gu铆a para agendar juntas, de tal modo que le llegue una invitaci贸n a todos los interesados.
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| 3. Preparaci贸n | - Generar una minuta dentro de la carpeta correspondiente y nombrar de la siguiente forma: [#_minuta]-TARO-[DD]-[MM]-[AA]. Ejemplo: 003-TARO-16-11-21.
- Asignar un responsable de la junta (el responsable de la junta se encarga de llenar la minuta y liderar la junta), si se hizo una petici贸n de junta esa persona deber谩 de ser el responsable, si no, designar a alguno de los PM como responsable.
- Llenar el campo "Asunto" especificando las razones y objetivos de la junta.
- Especificar la fecha, hora de inicio, hora de termino y lugar en que se realizar谩 la junta dentro de la secci贸n "Datos de la Reuni贸n".
- Definir y enlistar los puntos a tratar durante la junta y el tiempo estimado que se tomar谩 en cada uno de estos dentro de la secci贸n "Agenda" dejando cinco minutos libres al inicio y t茅rmino de esta para la revisi贸n de acuerdos.
- Comunicar a trav茅s del canal de Slack #taro-general la agenda de la junta y enlazar a la minuta para que todos los integrantes de Taro
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| 4. Ejecuci贸n | - Los PM y el responsable (en caso de que sea alguien con un rol diferente a PM) deber谩n estar presentes en el lugar de la reuni贸n cinco minutos antes de la hora de inicio.
- Indicar con un check bajo la columna "Asisti贸" en la secci贸n de "Convocados" a todas las personas que asistieron a la junta.
- El responsable deber谩 encender la c谩mara y pedir a todos los asistentes que enciendan sus c谩maras para tener una comunicaci贸n m谩s efectiva.
- Revisar el tablero de riesgos departamentales para llevar un correcto monitoreo de los mismos.
- Revisar la matriz de compromisos del departamento para obtener informaci贸n sobre el estado de los mismos. Si existe alg煤n bloqueo por parte del owner del compromiso tomar medidas correctivas.
- Revisar cada uno de los puntos definidos en la agenda, procurando tomar el tiempo previsto y pasando al siguiente punto siempre y cuando se haya concluido el actual.
- Formalizar los acuerdos y compromisos definidos durante la ejecuci贸n de la junta detallando cada uno dentro de la matriz siguiendo la gu铆a correspondiente.
- Antes de finalizar, abrir un espacio para resoluci贸n de dudas de los integrantes de Taro.
- Cerrar la junta recordando a los participantes de cumplir con sus compromisos y estar pendientes del canal de Slack #taro-general.
| - PP - 2.2
- PP - 2.6
- PP - 3.2
- PP - 3.3
- PMC - 1.3
- PMC - 1.5
- PMC - 1.6
- PMC - 1.7
- PMC - 2.1
- RKM - 1.3
- RKM - 3.2
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| 5. Seguimiento | - Convertir en work items los compromisos formalizados durante la junta y agregarlos al plan departamental.
- Actualizar la matriz de compromisos seg煤n sea necesario como preparaci贸n para la revisi贸n de la misma en una junta posterior.
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